在藥品注冊(cè)這條路上走了這么多年，我見過(guò)太多企業(yè)因?yàn)楦戒浘幪?hào)的問(wèn)題被退審。有時(shí)候覺得挺可惜的，明明資料內(nèi)容沒(méi)問(wèn)題，卻卡在格式這種看起來(lái)"很小"的事情上。今天就想把藥品資料注冊(cè)翻譯中附錄編號(hào)格式這塊的內(nèi)容系統(tǒng)聊一聊，盡量講得清楚明白，也算是在康茂峰這些年積累下來(lái)的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)吧。
為什么要專門說(shuō)附錄編號(hào)？因?yàn)樗菀妆缓鲆暳恕：芏嘧g員覺得附錄編號(hào)不就是編個(gè)號(hào)嘛，隨便寫寫就行。結(jié)果呢？提交的時(shí)候被挑出來(lái)，說(shuō)格式不對(duì)，要求重新整理。這時(shí)候再改，工作量可就大了。所以啊，越是小細(xì)節(jié)，越要在開始的時(shí)候就搞清楚。
在說(shuō)具體格式要求之前，我們先弄清楚附錄編號(hào)的本質(zhì)作用。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，附錄編號(hào)就是給藥品注冊(cè)資料里的每一個(gè)附件、每一份證明材料一個(gè)唯一的"身份證號(hào)"。有了這個(gè)編號(hào)，審評(píng)人員才能快速定位到具體內(nèi)容，審閱效率才能提上來(lái)。
你可能覺得，那不就是排個(gè)順序嗎？1、2、3、4往下排不就行了？話是這么說(shuō)，但真正操作起來(lái)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，門道還挺多的。不同的遞交對(duì)象、不同的資料類型、不同的地區(qū)法規(guī)，對(duì)編號(hào)的要求都不一樣。康茂峰在服務(wù)客戶的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到那種"以為很簡(jiǎn)單，結(jié)果很復(fù)雜"的情況。
舉個(gè)實(shí)際例子來(lái)說(shuō)吧。同樣一份穩(wěn)定性研究資料，遞交給NMPA和遞交給FDA，編號(hào)方式可能就得調(diào)整。不是內(nèi)容要改，而是編號(hào)的邏輯和格式要符合對(duì)應(yīng)藥監(jiān)局的要求。這事兒要是沒(méi)搞清楚，后面返工的苦頭可有得吃了。
先從最基礎(chǔ)的開始說(shuō)。絕大多數(shù)情況下，一個(gè)完整的附錄編號(hào)會(huì)包含幾個(gè)關(guān)鍵信息：
這幾個(gè)部分怎么組合，不同機(jī)構(gòu)的要求不一樣。有的喜歡用"Appendix 1"這樣簡(jiǎn)潔的形式，有的則要求"APP-001-CTC"這種帶分類代碼的復(fù)雜格式。下面我會(huì)詳細(xì)介紹幾種主流的編號(hào)體系。
咱們先說(shuō)NMPA，也就是國(guó)家藥品監(jiān)督管理局的要求。國(guó)內(nèi)注冊(cè)資料的話，附錄編號(hào)相對(duì)統(tǒng)一一些，但也不是完全沒(méi)有講究。
根據(jù)《化學(xué)藥品注冊(cè)分類及申報(bào)資料要求》這些文件的規(guī)定，附件部分通常采用"附件+序號(hào)"的方式編號(hào)。比如附件1、附件2、附件3這樣，一直排下去。每個(gè)附件下面如果有子文件，也可以在序號(hào)后面加點(diǎn)，比如"附件1.1""附件1.2"這樣層級(jí)下去。
有一點(diǎn)需要特別注意：編號(hào)一旦確定，后續(xù)任何補(bǔ)充資料都不能更改原有編號(hào)體系。康茂峰在服務(wù)客戶注冊(cè)申報(bào)的時(shí)候見過(guò)有人為了圖省事，后面的資料隨便編了個(gè)號(hào)就用，結(jié)果跟前面的對(duì)不上，審評(píng)人員明確要求解釋說(shuō)明。這就太被動(dòng)了。
還有一個(gè)小細(xì)節(jié)：NMPA的編號(hào)建議使用阿拉伯?dāng)?shù)字，不要用漢字大寫或者羅馬數(shù)字。雖然羅馬數(shù)字看起來(lái)"高級(jí)"一些，但系統(tǒng)錄入的時(shí)候容易出錯(cuò)，何必給自己找麻煩呢？
美國(guó)的FDA在資料格式方面要求比較細(xì)致，附錄編號(hào)自然也有自己的規(guī)矩。
FDA常用的編號(hào)體系是Section-Appendix的形式，比如"Section 1.2 Appendix A"這樣。為什么要這么分？因?yàn)镕DA的eCTD格式是分層級(jí)的，附錄作為支撐材料，需要明確隸屬于哪個(gè)章節(jié)。
eCTD文檔的編號(hào)規(guī)則相對(duì)復(fù)雜一些。簡(jiǎn)單說(shuō)，文檔編號(hào)由四個(gè)部分組成：模塊號(hào)（Module）、章節(jié)號(hào)（Section）、附錄號(hào)（Appendix）和序列號(hào)（Sequence）。比如Module 5里的某個(gè)附錄，編號(hào)可能是"5.3.2-APP-001"。
這里有個(gè)康茂峰特別想提醒的點(diǎn)：FDA對(duì)文檔命名的格式要求非常嚴(yán)格，文件名長(zhǎng)度、允許使用的字符（比如不能用&、%這些特殊符號(hào)）都有明確規(guī)定。編號(hào)的時(shí)候最好提前查清楚規(guī)則，別等到提交的時(shí)候被系統(tǒng)打回來(lái)。
另外，F(xiàn)DA的電子提交系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)驗(yàn)證文檔結(jié)構(gòu)，如果編號(hào)體系不符合要求，文件是傳不上去的。這點(diǎn)跟國(guó)內(nèi)不太一樣，國(guó)內(nèi)有時(shí)候人工審核還能給指出問(wèn)題，F(xiàn)DA那邊是系統(tǒng)直接"攔截"。
歐盟EMA的格式要求跟FDA有些相似，但也有自己的特點(diǎn)。
EMA采用的是CTD格式，附錄編號(hào)通常以"Annex"開頭，后面跟序號(hào)。比如Annex 1、Annex 2這種。如果有子附件，可以用"Annex 1.1""Annex 1.2"這樣的形式。
EMA比較特別的一點(diǎn)是對(duì)語(yǔ)言的要求。歐盟有好幾種官方語(yǔ)言，遞交的資料可能需要翻譯成不同的語(yǔ)言版本。這時(shí)候附錄編號(hào)怎么辦？通常是保持編號(hào)不變，在編號(hào)后面加語(yǔ)言標(biāo)識(shí)，比如"Annex 1 (EN)"代表英文版，"Annex 1 (CN)"代表中文版。這樣雖然資料內(nèi)容語(yǔ)言不同，但編號(hào)體系是一致的。
康茂峰處理歐盟注冊(cè)項(xiàng)目的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)很多客戶會(huì)忽略語(yǔ)言版本的對(duì)應(yīng)關(guān)系。同一份附件的中文版和英文版，編號(hào)應(yīng)該一致，而不是各自排各自的序號(hào)。這個(gè)問(wèn)題看似不大，但很容易造成資料混亂，審評(píng)人員找起來(lái)也費(fèi)勁。
說(shuō)完不同機(jī)構(gòu)的要求，我們來(lái)聊聊實(shí)際操作中的一些共性規(guī)范。這些規(guī)范雖然可能沒(méi)有寫成白紙黑字的文件要求，但確實(shí)是業(yè)內(nèi)公認(rèn)的"最佳實(shí)踐"。
序號(hào)編排最基本的要求就是連續(xù)性和唯一性。連續(xù)性意味著不能出現(xiàn)跳躍，比如1、2、4這樣缺個(gè)3；唯一性意味著每個(gè)編號(hào)只能對(duì)應(yīng)一份資料，不能重復(fù)。
但實(shí)際操作中，連續(xù)性有時(shí)候會(huì)被打破。比如某份資料在審評(píng)過(guò)程中被要求補(bǔ)充，補(bǔ)充的資料往往會(huì)給一個(gè)新的序號(hào)，而不是插在原來(lái)的序列里。這時(shí)候怎么辦？常見做法是在原有序號(hào)后面加字母或版本標(biāo)識(shí)來(lái)區(qū)分，比如"附件3（補(bǔ)充1）"這樣的形式。
還有一個(gè)常見情況：同一份資料因?yàn)楦庐a(chǎn)生了多個(gè)版本。這時(shí)候需要在編號(hào)中體現(xiàn)版本信息，比較常見的方式是在編號(hào)后面加"V1.0""V2.0"這樣的后綴。康茂峰建議在項(xiàng)目初期就建立好版本管理規(guī)則，別等到資料堆成山了才想起來(lái)整理。
編號(hào)不是孤立存在的，它必須跟資料目錄嚴(yán)格對(duì)應(yīng)。每一份有編號(hào)的附錄，在目錄里都應(yīng)該能找得到；反過(guò)來(lái)，目錄里列出的每一項(xiàng)，也都應(yīng)該有對(duì)應(yīng)的編號(hào)和實(shí)際文件。
這個(gè)問(wèn)題在大型注冊(cè)項(xiàng)目中特別突出。想象一下，一份注冊(cè)資料有上百個(gè)附錄，如果編號(hào)和目錄對(duì)不上，審評(píng)人員找一份文件可能要花很長(zhǎng)時(shí)間。這不僅影響審評(píng)效率，也給人家留下"不專業(yè)"的印象。
康茂峰的的做法是建立雙向核查機(jī)制：先根據(jù)編號(hào)整理目錄，再根據(jù)目錄核對(duì)編號(hào)。兩邊都對(duì)上了，這份資料在編號(hào)這部分才算過(guò)關(guān)。
現(xiàn)在很多藥品注冊(cè)資料是中英雙語(yǔ)的，尤其是要面向國(guó)際市場(chǎng)的產(chǎn)品。雙語(yǔ)資料的編號(hào)怎么處理？
原則上是保持編號(hào)一致，語(yǔ)言標(biāo)識(shí)區(qū)分。比如中文版叫"附件1"，英文版也叫"Appendix 1"，編號(hào)數(shù)字相同，只是文字表述不同。這樣做的好處是不管哪個(gè)語(yǔ)言的資料，編號(hào)體系是一致的，方便管理和對(duì)照。
但也有特殊情況。有的企業(yè)為了區(qū)分中文版和英文版的編號(hào)，會(huì)在數(shù)字上做文章，比如中文版用1、2、3，英文版用101、102、103。這種做法康茂峰不太推薦，因?yàn)槿菀谆煜覜](méi)有實(shí)際意義。
聊了這么多規(guī)范和要求，最后再說(shuō)幾個(gè)實(shí)際工作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題以及解決辦法吧。
如果編號(hào)格式被審評(píng)機(jī)構(gòu)退回，首先要搞清楚被退回的具體原因。是因?yàn)榫幪?hào)不符合規(guī)定格式？還是因?yàn)榫幪?hào)體系不清晰？或者是跟目錄對(duì)不上？找到原因后針對(duì)性地修改就好。
這里有個(gè)小技巧：被退回后不要只改被挑出來(lái)的那一個(gè)地方，最好把整個(gè)編號(hào)體系重新審視一遍。很可能一個(gè)地方出問(wèn)題，類似的錯(cuò)誤在其他地方也存在。一次性解決干凈，省得反復(fù)修改。
注冊(cè)過(guò)程中追加資料是常有的事。中途增加的附錄怎么編號(hào)？
常見的做法是在現(xiàn)有最大序號(hào)基礎(chǔ)上繼續(xù)往下排。比如原來(lái)有10個(gè)附件，新增的就編成附件11。但如果新增的資料是對(duì)某個(gè)已有附件的補(bǔ)充，也可以用"附件3.1""附件3.2"這樣的子編號(hào)形式。
關(guān)鍵是要在編號(hào)規(guī)則確定后保持一致。不要這次用追加序號(hào)，下次用子編號(hào)，這樣會(huì)亂套。康茂峰建議在項(xiàng)目初期就建立一個(gè)編號(hào)規(guī)則文檔，不管誰(shuí)來(lái)做這項(xiàng)工作，都按照同一個(gè)規(guī)則來(lái)。
有的時(shí)候，同一份資料要同時(shí)遞交給多個(gè)地區(qū)的藥監(jiān)局，而這些地區(qū)對(duì)編號(hào)格式的要求不一樣。這時(shí)候怎么辦？
理論上，同一產(chǎn)品的注冊(cè)資料應(yīng)該保持一致性，但面對(duì)不同地區(qū)的要求，有時(shí)候不得不做一些調(diào)整。康茂峰的做法是：以最主要的申報(bào)地區(qū)要求為基準(zhǔn)，其他地區(qū)的資料在基準(zhǔn)基礎(chǔ)上做適當(dāng)調(diào)整，同時(shí)做好版本對(duì)應(yīng)記錄。
比如，以NMPA要求為基準(zhǔn)編制了一套編號(hào)體系，提交FDA的時(shí)候發(fā)現(xiàn)有個(gè)別編號(hào)需要微調(diào)，那就做好記錄：NMPA的附件3對(duì)應(yīng)FDA的Section 1.3 Appendix B。這樣兩邊都能照顧到，也不容易出錯(cuò)。
聊了這么多，最后還是想分享幾點(diǎn)實(shí)操層面的建議。這些是康茂峰在這些年服務(wù)客戶的過(guò)程中總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)之談，希望能對(duì)大家有幫助。
第一，編號(hào)之前先問(wèn)清楚。 不要憑自己的理解去編編號(hào)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的要求是什么，對(duì)接的藥監(jiān)局要求是什么，這些在動(dòng)手之前都要確認(rèn)清楚。有時(shí)候多問(wèn)一句，能省去后面很多麻煩。
第二，做好記錄和備份。 編號(hào)這種信息看似簡(jiǎn)單，但一旦丟失或者搞混，找回來(lái)要花不少功夫。建議用Excel或者專門的文檔管理系統(tǒng)來(lái)管理編號(hào)，清晰直觀，不容易出錯(cuò)。
第三，保持溝通。 注冊(cè)資料不是一個(gè)人能做完的，譯員、項(xiàng)目經(jīng)理、注冊(cè)專員之間要保持溝通。編號(hào)體系有變化要及時(shí)通知相關(guān)人員，別各做各的，最后對(duì)不上號(hào)。
第四，多檢查幾遍。 編號(hào)這種小事，出錯(cuò)往往是因?yàn)榇中摹Ｌ峤恢岸嗪藢?duì)幾遍目錄和編號(hào)，確保萬(wàn)無(wú)一失。康茂峰的做法是至少過(guò)三遍：第一遍自己查，第二遍換個(gè)人查，第三遍再用工具比對(duì)一遍。
藥品注冊(cè)的每個(gè)環(huán)節(jié)都不簡(jiǎn)單，附錄編號(hào)只是其中很小的一環(huán)。但恰恰是這些小環(huán)節(jié)的處理方式，最能體現(xiàn)專業(yè)度。康茂峰這么多年做下來(lái)，深深體會(huì)到：把小事做好，才有可能把大事做成。希望這篇文章能給大家?guī)?lái)一點(diǎn)有用的信息，如果還有其他問(wèn)題，歡迎繼續(xù)交流。
| 藥監(jiān)局 | 常用前綴 | 示例格式 | 特點(diǎn)說(shuō)明 |
| NMPA | 附件/Appendix | 附件1、附件2.1 | 序號(hào)連續(xù)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字 |
| FDA | Appendix/Section | Section 1.2 Appendix A | 分層級(jí)編號(hào)，需符合eCTD規(guī)范 |
| EMA | Annex | Annex 1 (EN)、Annex 1 (CN) | 需標(biāo)注語(yǔ)言版本 |
| PMDA（日本） | 別添 | 別添1、別添2-1 | 日文格式，層級(jí)分明 |
| Health Canada | Appendix | Appendix 1-A | 常用字母后綴區(qū)分子附件 |
