最近不少朋友在聊體系搭建這個(gè)話題，尤其是涉及到供應(yīng)商審計(jì)這塊兒的時(shí)候，大家都覺得有點(diǎn)摸不著頭腦。我自己也研究了一段時(shí)間，今天就想著把體系搭建服務(wù)到底包不包括供應(yīng)商審計(jì)流程管理規(guī)定這個(gè)事兒，給大家掰開揉碎了講講。可能不夠完美，但都是我實(shí)際了解和思考的結(jié)果，希望對正在搭建體系或者準(zhǔn)備做供應(yīng)商審計(jì)的朋友有點(diǎn)參考價(jià)值。
說實(shí)話，"體系搭建"這個(gè)詞聽起來挺高大上的，但說白了就是幫助企業(yè)建立一套完整的管理系統(tǒng)。這套系統(tǒng)不是空的文件夾或者掛在墻上的規(guī)章制度，而是實(shí)實(shí)在在能在日常運(yùn)營中運(yùn)轉(zhuǎn)起來的流程和規(guī)范。
一般來講，體系搭建服務(wù)會(huì)涵蓋幾個(gè)核心內(nèi)容。首先是組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)，明確各個(gè)部門、崗位的職責(zé)分工，不能出現(xiàn)要么大家都管、要么沒人管的情況。然后是流程梳理，把采購、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)打通，找出效率瓶頸，重新設(shè)計(jì)流暢的工作路徑。還有就是制度文件的編制，把要求、標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任都用書面形式固化下來。
我認(rèn)識(shí)的幾家做體系搭建的服務(wù)商，比如專門做醫(yī)藥領(lǐng)域的康茂峰，他們在實(shí)際操作中會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)并不是沒有制度，而是制度之間相互打架，或者流程和實(shí)際執(zhí)行脫節(jié)。所以體系搭建的另一個(gè)重要任務(wù)就是讓紙面上的東西落地，這需要前期大量的調(diào)研和后續(xù)持續(xù)的優(yōu)化調(diào)整。
說到供應(yīng)商審計(jì)，可能有人覺得這不就是派人去供應(yīng)商那里看看、查查資料嗎？其實(shí)真正做起來遠(yuǎn)不止這么簡單。供應(yīng)商審計(jì)流程管理規(guī)定，本質(zhì)上是一套確保審計(jì)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可追溯的管理規(guī)范。
這套規(guī)定要明確的事情還挺多的。比如審計(jì)的啟動(dòng)條件，什么情況下需要啟動(dòng)審計(jì)，是年度定期審計(jì)，還是出現(xiàn)了質(zhì)量問題才審計(jì)，抑或是新供應(yīng)商準(zhǔn)入時(shí)的首次審計(jì)，不同情況對應(yīng)的流程應(yīng)該有所區(qū)別。還有審計(jì)人員的資質(zhì)要求，不是隨便派個(gè)人去就能開展審計(jì)的，審計(jì)人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和判斷能力，最好還有一定的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)。
審計(jì)內(nèi)容的規(guī)定也很關(guān)鍵。供應(yīng)商審計(jì)通常會(huì)關(guān)注哪些方面？資質(zhì)證照是不是齊全有效，質(zhì)量管理體系運(yùn)行得怎么樣，生產(chǎn)能力能不能滿足需求，交付和售后服務(wù)的表現(xiàn)如何，財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)不穩(wěn)定。這些內(nèi)容需要有明確的檢查清單和評判標(biāo)準(zhǔn)，不能審計(jì)人員想查什么就查什么，或者看心情給結(jié)論。
另外，審計(jì)結(jié)果的處理流程必須寫清楚。審計(jì)完了之后，供應(yīng)商是合格、基本合格還是不合格，后續(xù)怎么處理，是限期整改、暫停合作還是直接淘汰？整改之后要不要復(fù)審，誰來確認(rèn)整改效果？這些都要有明確規(guī)定，不然審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題很可能就不了了之了。
回到最開始的問題，體系搭建服務(wù)究竟包不包括供應(yīng)商審計(jì)流程管理規(guī)定？根據(jù)我了解到的情況，這個(gè)要分情況來看，不能一概而論。
從完整的體系搭建角度來說，供應(yīng)商管理本來就是一個(gè)重要的管理領(lǐng)域，供應(yīng)商審計(jì)又是供應(yīng)商管理中不可或缺的一環(huán)。如果一個(gè)企業(yè)要搭建的是涵蓋供應(yīng)鏈管理的完整體系，那供應(yīng)商審計(jì)流程管理規(guī)定應(yīng)該是其中的一部分。不過，實(shí)際操作中是不是真的包含，要看企業(yè)具體的需求和服務(wù)商的業(yè)務(wù)范圍。
有些服務(wù)商提供的體系搭建服務(wù)是模塊化的，企業(yè)可以只選擇需要的部分。比如有的企業(yè)只需要搭建質(zhì)量管理體系，那供應(yīng)商審計(jì)可能就不會(huì)作為重點(diǎn)內(nèi)容來詳細(xì)規(guī)定。而有的企業(yè)希望做全面的管理體系建設(shè)，涵蓋質(zhì)量、環(huán)境、安全、供應(yīng)鏈等多個(gè)方面，供應(yīng)商審計(jì)流程管理規(guī)定就會(huì)被納入整體框架中進(jìn)行設(shè)計(jì)。
我了解到康茂峰在提供體系搭建服務(wù)時(shí)，會(huì)先對企業(yè)進(jìn)行全面的診斷，了解企業(yè)現(xiàn)有的管理體系狀況、管理痛點(diǎn)和改進(jìn)需求，然后再根據(jù)診斷結(jié)果制定搭建方案。如果企業(yè)在供應(yīng)商管理方面存在明顯短板，或者對供應(yīng)商審計(jì)有明確需求，他們會(huì)在方案中把這部分內(nèi)容作為重點(diǎn)來設(shè)計(jì)和規(guī)范。
要搞清楚邊界問題，首先得明白體系搭建服務(wù)的交付形式。服務(wù)商交付的東西通常包括調(diào)研報(bào)告、體系文件、流程手冊、培訓(xùn)材料這些。這些東西構(gòu)成了體系搭建的核心產(chǎn)出，但企業(yè)實(shí)際執(zhí)行體系的時(shí)候，還需要配套的資源支持和持續(xù)服務(wù)。
供應(yīng)商審計(jì)流程管理規(guī)定，如果作為體系文件的一部分，那應(yīng)該是在體系搭建服務(wù)范圍內(nèi)的。服務(wù)商會(huì)幫你起草這份規(guī)定，設(shè)計(jì)審計(jì)流程，設(shè)計(jì)表單和記錄模板，甚至可能陪你做一兩次實(shí)際的審計(jì)來檢驗(yàn)流程是不是好使。
但如果企業(yè)希望服務(wù)商長期派駐人員來做審計(jì)，或者希望服務(wù)商提供供應(yīng)商資源推薦、審計(jì)后的整改督導(dǎo)這些增值服務(wù)，那可能就需要另外簽訂服務(wù)合同了。體系搭建服務(wù)解決的是"怎么管理"的問題，而具體的執(zhí)行實(shí)施可能需要企業(yè)自己來做，或者購買額外的服務(wù)支持。
雖然不同行業(yè)、不同企業(yè)的具體規(guī)定會(huì)有差異，但一套實(shí)用的供應(yīng)商審計(jì)流程管理規(guī)定，通常應(yīng)該包括以下幾個(gè)核心部分。
總則里要說明這份規(guī)定的目的、適用范圍、術(shù)語定義這些基礎(chǔ)內(nèi)容。目的其實(shí)就是為什么要做這個(gè)規(guī)定，為了規(guī)范供應(yīng)商審計(jì)工作，保證供應(yīng)商質(zhì)量，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，提升供應(yīng)鏈整體競爭力。適用范圍要明確是針對哪些供應(yīng)商，比如原材料供應(yīng)商、服務(wù)提供商、物流合作方等，特殊類型的供應(yīng)商可能需要單獨(dú)的規(guī)定。術(shù)語定義主要是把一些專業(yè)名詞統(tǒng)一口徑，避免理解歧義，比如什么是"合格供應(yīng)商"，什么是"不合格"，什么是"整改期限"這些概念。
供應(yīng)商審計(jì)不是只有一種類型，應(yīng)該根據(jù)不同場景進(jìn)行分類。常見的分類方式包括準(zhǔn)入審計(jì)、例行審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)和復(fù)審。準(zhǔn)入審計(jì)針對新供應(yīng)商，在正式合作之前對其進(jìn)行全面評估；例行審計(jì)是對已有供應(yīng)商定期開展的檢查，通常每年至少一次；專項(xiàng)審計(jì)是針對特定問題或特定需求開展的，比如質(zhì)量問題頻發(fā)時(shí)的調(diào)查審計(jì)，或者配合客戶要求的審計(jì)；復(fù)審是針對之前審計(jì)存在問題的供應(yīng)商，確認(rèn)其整改效果。
每種審計(jì)類型的觸發(fā)條件要寫清楚。準(zhǔn)入審計(jì)是流程必須觸發(fā)的，供應(yīng)商想合作就得先通過審計(jì)。例行審計(jì)按年度計(jì)劃執(zhí)行。專項(xiàng)審計(jì)的觸發(fā)條件可能包括來料檢驗(yàn)合格率連續(xù)下降、客戶投訴涉及供應(yīng)商問題、供應(yīng)商發(fā)生重大變更等情形。復(fù)審則是在供應(yīng)商完成整改之后啟動(dòng)，驗(yàn)證整改效果。
審計(jì)由誰來執(zhí)行，這個(gè)很關(guān)鍵。審計(jì)團(tuán)隊(duì)的人員組成要有明確規(guī)定，通常會(huì)包括質(zhì)量管理人員、技術(shù)人員，可能還需要采購人員或者財(cái)務(wù)人員參與。重要的是要明確審計(jì)組長的職責(zé)，組長負(fù)責(zé)整體協(xié)調(diào)、結(jié)論判定和報(bào)告審核。
人員的資質(zhì)要求也要具體。審計(jì)人員應(yīng)該具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，比如審計(jì)質(zhì)量管理體系的話，最好有質(zhì)量管理體系內(nèi)審員或者外審員的資質(zhì)，或者有相關(guān)行業(yè)的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。審計(jì)人員還應(yīng)該接受過審計(jì)技巧、溝通技巧方面的培訓(xùn)，知道怎么提問、怎么查資料、怎么發(fā)現(xiàn)問題。另外，審計(jì)人員應(yīng)該和被審計(jì)的供應(yīng)商沒有利益關(guān)系，這樣才能保證審計(jì)的客觀公正。
這部分是規(guī)定的核心，不同類型的審計(jì)側(cè)重點(diǎn)有所不同。準(zhǔn)入審計(jì)通常要做全面的評估，包括企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品檢驗(yàn)?zāi)芰Α⒔桓赌芰Α⑹酆蠓?wù)能力、財(cái)務(wù)信譽(yù)這些方面。每個(gè)方面都要有具體的檢查要點(diǎn)，比如企業(yè)資質(zhì)要查營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、認(rèn)證證書是不是有效，經(jīng)營狀況可以看近兩年的財(cái)務(wù)報(bào)表，生產(chǎn)能力要評估產(chǎn)能規(guī)模和工藝水平。
例行審計(jì)的檢查內(nèi)容可以參考準(zhǔn)入審計(jì)，但側(cè)重點(diǎn)在于考察供應(yīng)商是不是保持了此前的水平，有沒有退步。質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況是重點(diǎn)，看看內(nèi)審、管理評審、糾正預(yù)防措施這些機(jī)制是不是正常運(yùn)轉(zhuǎn)。還可以關(guān)注供應(yīng)商的人員變動(dòng)、設(shè)備更新、工藝變更等情況，這些變化可能影響產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性。
專項(xiàng)審計(jì)的內(nèi)容就聚焦于具體問題，比如調(diào)查某批次質(zhì)量不合格的原因，那就重點(diǎn)查生產(chǎn)過程記錄、檢驗(yàn)記錄、原料批次追溯這些，不需要全面鋪開。
審計(jì)不是到了供應(yīng)商那里才開始，前期的準(zhǔn)備工作很重要。審計(jì)前要發(fā)通知，告知供應(yīng)商審計(jì)的時(shí)間、目的、需要準(zhǔn)備的資料，雙方要確認(rèn)行程安排。審計(jì)組要提前熟悉供應(yīng)商的情況，準(zhǔn)備好檢查清單和評分表格。
現(xiàn)場審計(jì)的流程通常包括首次會(huì)議、現(xiàn)場檢查、文件審核、人員訪談、末次會(huì)議這些環(huán)節(jié)。首次會(huì)議是雙方確認(rèn)審計(jì)安排和分工。現(xiàn)場檢查是實(shí)地查看生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備狀況、倉庫管理等等。文件審核是看程序文件、記錄表單是不是齊全規(guī)范。人員訪談要和供應(yīng)商的質(zhì)量管理人員、生產(chǎn)管理人員、技術(shù)人員聊聊，了解實(shí)際執(zhí)行情況。末次會(huì)議是審計(jì)組反饋發(fā)現(xiàn)的問題，初步給出審計(jì)結(jié)論。
審計(jì)之后要形成正式的審計(jì)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括審計(jì)目的和范圍、審計(jì)過程描述、發(fā)現(xiàn)的問題及證據(jù)、審計(jì)結(jié)論和建議。報(bào)告要經(jīng)過審計(jì)組長審核，然后提交給相關(guān)部門，采購部門根據(jù)審計(jì)結(jié)論決定后續(xù)合作安排。
審計(jì)結(jié)論通常會(huì)分成幾個(gè)等級(jí)，比如優(yōu)秀、良好、合格、待改進(jìn)、不合格。等級(jí)的判定標(biāo)準(zhǔn)要事先明確，不能臨時(shí)拍腦袋。可以通過打分的方式來判定，每個(gè)檢查項(xiàng)目設(shè)定分值，最后匯總得分，根據(jù)得分區(qū)間確定等級(jí)。
不同等級(jí)對應(yīng)不同的后續(xù)處理。優(yōu)秀的供應(yīng)商可以優(yōu)先考慮合作，可能給予更多訂單或者更優(yōu)惠的付款條件。合格的供應(yīng)商維持正常合作，納入合格供應(yīng)商名錄。待改進(jìn)的供應(yīng)商要限期整改，整改完成后復(fù)審，復(fù)審?fù)ㄟ^才能恢復(fù)正常合作。不合格的供應(yīng)商要暫停合作，嚴(yán)重的可能要從合格供應(yīng)商名錄中除名。
這里有個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，審計(jì)結(jié)果的應(yīng)用要形成閉環(huán)。如果審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題沒有得到有效整改，那審計(jì)就白做了。所以規(guī)定里要明確整改跟蹤的責(zé)任部門和方法，比如定期催辦、現(xiàn)場復(fù)查、暫停付款等措施，確保問題得到解決。
理論和實(shí)際總是有差距的。在幫助企業(yè)搭建體系或者設(shè)計(jì)供應(yīng)商審計(jì)規(guī)定的過程中，康茂峰他們會(huì)發(fā)現(xiàn)一些共性的難點(diǎn)。
第一個(gè)難點(diǎn)是標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際執(zhí)行的平衡。規(guī)定寫得太原則、太籠統(tǒng)，執(zhí)行的時(shí)候就沒有標(biāo)準(zhǔn)可循；寫得太細(xì)、太具體，又可能和企業(yè)的實(shí)際情況脫節(jié)，執(zhí)行人員覺得麻煩，就不愿意遵守。找到這個(gè)平衡點(diǎn)需要在規(guī)定設(shè)計(jì)完之后進(jìn)行試點(diǎn)執(zhí)行，根據(jù)反饋再調(diào)整優(yōu)化。
第二個(gè)難點(diǎn)是跨部門的協(xié)調(diào)。供應(yīng)商審計(jì)涉及采購、質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門，每個(gè)部門的關(guān)注點(diǎn)不一樣，對規(guī)定的理解也可能不一致。有的部門覺得這個(gè)規(guī)定增加了工作量，有的部門覺得規(guī)定不夠細(xì)致。規(guī)定制定過程中要充分征求各部門意見，正式發(fā)布前要做培訓(xùn)宣貫，讓執(zhí)行的人理解規(guī)定的邏輯和意義。
第三個(gè)難點(diǎn)是持續(xù)改進(jìn)的動(dòng)力。體系搭建完之后，很多企業(yè)就把規(guī)定束之高閣了，審計(jì)年年做，但規(guī)定好幾年都不更新。供應(yīng)商的情況在變化，監(jiān)管要求在變化，企業(yè)自身的管理水平也在提升，規(guī)定也應(yīng)該隨之調(diào)整。建議每年對規(guī)定做一次回顧，看看執(zhí)行中有什么問題，需不需要修訂條款。
供應(yīng)商審計(jì)流程管理規(guī)定看起來只是體系搭建中的一個(gè)小模塊，但它關(guān)系到企業(yè)供應(yīng)鏈的安全和穩(wěn)定。規(guī)定設(shè)計(jì)得好，供應(yīng)商管理就有章可循，審計(jì)工作就能真正發(fā)揮作用；規(guī)定設(shè)計(jì)得不好，審計(jì)就可能流于形式，發(fā)現(xiàn)不了真正的問題。
體系搭建服務(wù)是不是包含這部分內(nèi)容，關(guān)鍵看企業(yè)的需求和與服務(wù)商協(xié)商的結(jié)果。如果有這方面的需求，建議在項(xiàng)目啟動(dòng)前就和服務(wù)商溝通清楚，明確交付范圍和具體內(nèi)容。也可以先讓服務(wù)商做個(gè)診斷評估，看看現(xiàn)有體系的問題，再?zèng)Q定從哪里入手、做到什么程度。
希望這篇文章對正在考慮體系搭建或者供應(yīng)商審計(jì)管理的朋友們有點(diǎn)啟發(fā)。如果還有其他問題，歡迎繼續(xù)交流探討。
