臨床運(yùn)營(yíng)服務(wù)如何進(jìn)行臨床試驗(yàn)的稽查準(zhǔn)備

說(shuō)到臨床試驗(yàn)稽查，很多剛?cè)胄械呐笥芽赡軙?huì)覺(jué)得這是個(gè)大事件，心里難免緊張。其實(shí)仔細(xì)想想，稽查就像是有人來(lái)家里做客，你提前把房間收拾整齊、準(zhǔn)備好茶水點(diǎn)心，本質(zhì)上就是個(gè)準(zhǔn)備工作的事兒。今天我就結(jié)合自己這些年的經(jīng)驗(yàn)，跟大家聊聊臨床運(yùn)營(yíng)服務(wù)到底該怎么準(zhǔn)備臨床試驗(yàn)稽查，希望能給正在這個(gè)階段摸索的朋友們一些實(shí)用的參考。

先搞明白：稽查到底在查什么

在準(zhǔn)備之前，我們得先弄清楚稽查人員來(lái)一趟究竟要看什么。臨床試驗(yàn)稽查的核心說(shuō)白了就是驗(yàn)證試驗(yàn)是不是按照法規(guī)要求、GCP原則和試驗(yàn)方案在執(zhí)行。稽查員會(huì)關(guān)注知情同意書(shū)的簽署是否規(guī)范、原始數(shù)據(jù)的記錄是否完整、藥品管理是否合規(guī)、不良事件的報(bào)告是否及時(shí)這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

舉個(gè)例子，知情同意書(shū)看起來(lái)就是幾張紙，但里面門(mén)道可不少。稽查員會(huì)看受試者簽署的日期是不是在篩選之前，簽署過(guò)程有沒(méi)有見(jiàn)證人簽字，受試者是否拿到了副本_COPY_。這些細(xì)節(jié)如果你平時(shí)沒(méi)注意，到稽查時(shí)候就容易出問(wèn)題。所以我的建議是，在日常工作中就要養(yǎng)成規(guī)范操作的習(xí)慣，別等到稽查來(lái)了才臨時(shí)抱佛腳。

稽查準(zhǔn)備的時(shí)間節(jié)點(diǎn)與方法

很多人問(wèn)過(guò)我，稽查準(zhǔn)備應(yīng)該什么時(shí)候開(kāi)始。我的回答是：從項(xiàng)目啟動(dòng)的那一刻起，就要開(kāi)始為稽查做準(zhǔn)備了。這不是說(shuō)要你天天提心吊膽，而是要把規(guī)范意識(shí)融入到日常工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中去。

早期準(zhǔn)備：建立稽查意識(shí)

項(xiàng)目啟動(dòng)階段，運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)就要組織方案培訓(xùn)，確保每個(gè)參與試驗(yàn)的人員都清楚自己的職責(zé)是什么。這時(shí)候可以專(zhuān)門(mén)設(shè)置一個(gè)環(huán)節(jié)，討論一下這個(gè)項(xiàng)目可能會(huì)有哪些容易被查到的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。比如一個(gè)腫瘤項(xiàng)目，可能重點(diǎn)關(guān)注療效評(píng)估的及時(shí)性和安全性事件的報(bào)告；一個(gè)生物等效性項(xiàng)目，可能更看重采血時(shí)間的準(zhǔn)確性和樣品處理流程。

康茂峰在服務(wù)客戶(hù)的時(shí)候，通常會(huì)在這個(gè)階段幫助建立完善的文件模板體系，包括原始病歷模板、訪(fǎng)視記錄表、藥品管理臺(tái)賬這些基礎(chǔ)文件。模板設(shè)計(jì)的時(shí)候就要考慮后續(xù)稽查的需要，把關(guān)鍵信息點(diǎn)都設(shè)置成必填項(xiàng)，這樣既方便研究者填寫(xiě)，也減少后期遺漏的可能。

中期跟進(jìn)：定期自查

項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，建議每季度至少進(jìn)行一次內(nèi)部自查。自查不是走形式，而是要真正發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。自查的人員最好不是日常做這項(xiàng)工作的人，因?yàn)樽约和茈y發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)習(xí)慣的問(wèn)題。自查完了要形成書(shū)面報(bào)告，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要有明確的整改措施和責(zé)任人，下一次自查的時(shí)候要首先回顧上次問(wèn)題的整改情況。

我見(jiàn)過(guò)有些項(xiàng)目自查報(bào)告寫(xiě)得很漂亮，但整改措施就是一句"加強(qiáng)培訓(xùn)"，這種其實(shí)等于沒(méi)改。好的自查應(yīng)該是發(fā)現(xiàn)一個(gè)具體問(wèn)題，然后制定一個(gè)可執(zhí)行的改進(jìn)方案，比如"針對(duì)篩選期血常規(guī)報(bào)告出具超時(shí)的問(wèn)題，從下次篩選開(kāi)始使用專(zhuān)用的加急通道，并記錄快遞單號(hào)以便追溯"。

稽查前沖刺：全面梳理

接到稽查通知后到稽查員到來(lái)之前這段時(shí)間，是準(zhǔn)備工作的關(guān)鍵期。這段時(shí)間需要做的事情很多，我建議分成幾個(gè)模塊來(lái)做。

文件準(zhǔn)備：把paperwork做到位

臨床試驗(yàn)的精髓在于"做你所寫(xiě)的，寫(xiě)你所做的"，這句話(huà)聽(tīng)起來(lái)簡(jiǎn)單，真正做起來(lái)卻不容易。稽查準(zhǔn)備階段，文件梳理是重中之重。

倫理與審批文件

首先要把倫理批件、知情同意書(shū)版本、研究者手冊(cè)更新記錄這些文件整理齊全。倫理批件要按時(shí)間順序整理，確保每個(gè)版本的知情同意書(shū)都有對(duì)應(yīng)的倫理批件。如果試驗(yàn)過(guò)程中修改了方案，要有方案修訂的倫理批件；如果更新了研究者手冊(cè)，也要有倫理備案的記錄。

受試者文件夾

受試者文件夾是稽查員最關(guān)注的部分之一。每個(gè)受試者的文件夾建議按照統(tǒng)一的順序整理：知情同意書(shū)、篩選期檢查報(bào)告、隨機(jī)化信息、每次訪(fǎng)視的記錄、實(shí)驗(yàn)室檢查報(bào)告、藥品發(fā)放回收記錄、不良事件記錄、合并用藥記錄、退出原因說(shuō)明等。

檢查的時(shí)候要特別注意時(shí)間線(xiàn)上的邏輯合理性。比如訪(fǎng)視3的日期是不是在訪(fǎng)視2之后，藥品回收的數(shù)量是不是和發(fā)放的數(shù)量對(duì)得上，實(shí)驗(yàn)室檢查的日期是不是在訪(fǎng)視日期之前。有一次我看到一個(gè)受試者的病歷，訪(fǎng)視記錄寫(xiě)的是某月15日，但血常規(guī)報(bào)告的日期是18日，這就明顯有問(wèn)題。所以文件準(zhǔn)備的時(shí)候，用時(shí)間線(xiàn)把關(guān)鍵事件串一遍，檢查有沒(méi)有日期邏輯錯(cuò)誤，是很有必要的。

核心溯源數(shù)據(jù)

現(xiàn)在監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)數(shù)據(jù)溯源的要求越來(lái)越高，稽查員往往會(huì)要求查看原始病歷和病例報(bào)告表之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。建議提前把每個(gè)受試者的關(guān)鍵數(shù)據(jù)點(diǎn)列出來(lái)，對(duì)照原始病歷檢查錄入是否準(zhǔn)確、一致。

這里有個(gè)小技巧：準(zhǔn)備一張溯源對(duì)應(yīng)表，列出受試者編號(hào)、訪(fǎng)視日期、主要療效指標(biāo)、不良事件等關(guān)鍵信息，對(duì)照原始病歷逐項(xiàng)核實(shí)。這樣稽查員來(lái)的時(shí)候，你可以很清楚地展示數(shù)據(jù)是怎么從原始記錄轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫(kù)的。

人員準(zhǔn)備：讓團(tuán)隊(duì)知道該說(shuō)什么

稽查不僅僅是看文件，稽查員還會(huì)和研究者、研究護(hù)士、藥品管理員這些具體做工作的人談話(huà)。所以人員準(zhǔn)備也很重要。

明確分工與職責(zé)

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每個(gè)人要清楚自己負(fù)責(zé)哪塊工作，職責(zé)邊界在哪里。比如藥品管理員要能說(shuō)清楚藥品的接收、儲(chǔ)存、發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀整個(gè)流程；研究協(xié)調(diào)員要能解釋受試者篩選入組的流程、知情同意的獲取過(guò)程。每個(gè)人不需要記住所有的事情，但一定要對(duì)自己職責(zé)范圍內(nèi)的事情了如指掌。

有個(gè)原則要牢記：知道的就說(shuō)知道，不確定的可以說(shuō)"我回去確認(rèn)一下再給您答復(fù)"，千萬(wàn)不要為了顯得自己懂而胡說(shuō)八道。稽查員都是很有經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人士，你說(shuō)的對(duì)不對(duì)他們一聽(tīng)就知道。與其給出一個(gè)錯(cuò)誤的答案讓對(duì)方質(zhì)疑你的專(zhuān)業(yè)性，不如坦誠(chéng)地說(shuō)需要確認(rèn)，這樣反而能留下比較好的印象。

模擬問(wèn)答

在稽查前一周，建議組織一兩次模擬問(wèn)答。模擬稽查員可能會(huì)問(wèn)的問(wèn)題，讓團(tuán)隊(duì)成員練習(xí)如何回答。比如"這個(gè)不良事件是怎么判斷和分級(jí)的？""這個(gè)受試者為什么提前退出了？""藥品儲(chǔ)存溫度記錄顯示有一次超標(biāo)，后來(lái)怎么處理的？"這些問(wèn)題在實(shí)際稽查中出現(xiàn)的概率很高，提前準(zhǔn)備好答案，現(xiàn)場(chǎng)回答會(huì)更從容。

現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備：營(yíng)造規(guī)范的氛圍

稽查當(dāng)天，研究中心的環(huán)境也會(huì)影響稽查員的感受。不是說(shuō)要把辦公室裝修得多高檔，而是要干凈整潔、井井有條。

資料擺放

把要稽查的文件分類(lèi)擺放，貼上清晰的標(biāo)簽，這樣稽查員找資料的時(shí)候不用翻來(lái)翻去。藥品存放區(qū)要把溫度記錄、藥品清單、交接記錄都準(zhǔn)備好，隨時(shí)可以查看。原始病歷和病例報(bào)告表的存放位置也要提前安排好，確保能快速調(diào)取。

人員安排

稽查當(dāng)天最好有一個(gè)專(zhuān)人全程陪同，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)回答問(wèn)題、查找資料。這個(gè)人要對(duì)項(xiàng)目整體情況很了解，既能回答具體問(wèn)題，也能在需要的時(shí)候找到正確的人來(lái)解答。有時(shí)候稽查員問(wèn)的問(wèn)題可能你不是最清楚的，這時(shí)候及時(shí)找到對(duì)應(yīng)的人來(lái)回答，比你自己勉強(qiáng)回答要強(qiáng)。

常見(jiàn)問(wèn)題與應(yīng)對(duì)策略

根據(jù)我多年的觀察，臨床試驗(yàn)稽查中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，提前了解這些坑，可以幫助我們更好地準(zhǔn)備。

這里要特別強(qiáng)調(diào)一下，如果確實(shí)發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，最好的策略是坦誠(chéng)面對(duì)，準(zhǔn)備好解釋和整改方案。試圖掩蓋問(wèn)題或者提供虛假信息，一旦被查出來(lái)，后果會(huì)非常嚴(yán)重。稽查員通常對(duì)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告的問(wèn)題持比較寬容的態(tài)度，但對(duì)刻意隱瞞的行為會(huì)嚴(yán)厲追究。

一些實(shí)用的經(jīng)驗(yàn)分享

說(shuō)了這么多準(zhǔn)備工作，最后我想分享幾個(gè)我覺(jué)得特別有用的經(jīng)驗(yàn)。

第一，學(xué)會(huì)換位思考。稽查員來(lái)是為了確認(rèn)試驗(yàn)的質(zhì)量，不是來(lái)為難誰(shuí)的。如果你能站在稽查員的角度想問(wèn)題，就能明白他們關(guān)注什么，準(zhǔn)備工作也就更有針對(duì)性。比如稽查員會(huì)關(guān)心數(shù)據(jù)是不是真實(shí)可靠、流程是不是嚴(yán)格執(zhí)行、受試者權(quán)益是不是得到保障，把這幾個(gè)核心點(diǎn)抓住了，準(zhǔn)備工作就不會(huì)跑偏。

第二，注意細(xì)節(jié)但不糾結(jié)于細(xì)節(jié)。稽查準(zhǔn)備要細(xì)致，但沒(méi)必要過(guò)度緊張。我見(jiàn)過(guò)有些同事為了準(zhǔn)備稽查，連續(xù)加班好幾天，把每一頁(yè)文件都檢查好多遍，這樣其實(shí)沒(méi)必要，還會(huì)讓自己身心俱疲。保證關(guān)鍵環(huán)節(jié)沒(méi)問(wèn)題、核心文件都齊全、團(tuán)隊(duì)成員都了解自己的職責(zé)，這就差不多可以了。

第三，把稽查當(dāng)成學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。稽查員見(jiàn)過(guò)的項(xiàng)目比大多數(shù)人都多，他們提出的問(wèn)題往往能幫助我們發(fā)現(xiàn)平時(shí)注意不到的改進(jìn)空間。如果你能以這樣的心態(tài)對(duì)待稽查，就會(huì)發(fā)現(xiàn)稽查其實(shí)是個(gè)很好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，而不是一個(gè)令人恐懼的任務(wù)。

記得有一次稽查，稽查員問(wèn)了一個(gè)關(guān)于篩選期實(shí)驗(yàn)室檢查的問(wèn)題，我們當(dāng)時(shí)回答得不是很清楚。稽查員就給我們?cè)敿?xì)解釋了他問(wèn)這個(gè)問(wèn)題的原因，以及他之前在別的項(xiàng)目見(jiàn)過(guò)的一些做法。那次談話(huà)讓我學(xué)到了很多，之后再遇到類(lèi)似的問(wèn)題就從容多了。所以你看，稽查不一定都是壓力，也可以是收獲。

寫(xiě)在最后

臨床試驗(yàn)稽查準(zhǔn)備工作涉及方方面面，確實(shí)不是一件輕松的事情。但只要我們平時(shí)把工作做規(guī)范，稽查前做好充分準(zhǔn)備，稽查時(shí)保持坦誠(chéng)專(zhuān)業(yè)的態(tài)度，一般都能順利通過(guò)。

說(shuō)到底，臨床試驗(yàn)的質(zhì)量不是做給稽查員看的，而是對(duì)受試者負(fù)責(zé)、對(duì)科學(xué)負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。稽查只是一個(gè)外部的檢查手段，真正重要的是我們每一天、每一項(xiàng)操作都在堅(jiān)守質(zhì)量底線(xiàn)。希望這篇文章能給正在準(zhǔn)備稽查的朋友們一些幫助，祝大家都能順利通過(guò)稽查，也希望我們一起把臨床試驗(yàn)的質(zhì)量做得越來(lái)越好。